Kurumsal Performans Yönetimi

Rekabet avantajı elde etmek isteyen şirketler sürekli olarak "bir sonraki" önemli adımın ne olacağının arayışı içindedir. Bu bir metodoloji, yeni bir hizmet, teknoloji ya da bunların bir kombinasyonu olabilir. Artan rekabet koşulları ve ekonomideki değişkenliğin ışığında "bir sonraki" önemli adım kurumsal performans yönetimi sistemleri olabilir mi?

Şirket yöneticileri her zaman için şirket performansını izleyebilmek ister. Ancak son yıllarda gerçekleşen global ekonomik daralma, dot-com krizi ve dev şirketlerin çöküşü gibi önemli gelişmeler şirket yöneticilerinin kurumsal performansı izlemek ve yönetebilmek için çabalarının yoğunlaşmasına sebep oldu.

Tarihsel gelişimine bakıldığında kurumsal performansın izlenmesi ve planlanmasına yönelik ilk sistemler, karar destek sistemleri olarak adlandırılıyor. Karar destek sistemleri şirketin elindeki bilginin, satış kanalları, ürünler, müşteri profilleri gibi farklı boyutlar bazında raporlanmasını sağlarken, 1980'lerde gündeme gelen Yönetici Bilgi Sistemleri (EIS - Executive Information Systems), şirketin güçlü ve zayıf yanlarının grafik arabirimler vasıtasıyla analiz edilmesini sağlıyordu. EIS'in ayırt edici bir özelliği de şirket yöneticilerinin bilgi işlem departmanlarına ihtiyaç duymaksızın istedikleri raporları üretebilmeleriydi. EIS zamanla daha alt kademede çalışanlar arasında da yaygın olarak kullanılmaya başlandı. 90'lara geldiğimizde ise gerek kurumsal kaynak planlama yazılımları (ERP), gerekse müşteri ilişkileri yönetimi yazılımlarının (CRM) yaygınlaşması, şirket içindeki birçok kullanıcının, birçok bilgiye ulaşabilmesini sağladı. Bu dönemde, kurumsal planlama, raporlama ve analiz süreçlerinin hızlandırılmasında önemli bir role sahip olan iş zekası (BI-Business Intelligence) yazılımları yaygın olarak kullanılmaya başlandı.

Ancak tüm bu gelişmeler yöneticilerin en temel sorununa hala bütünsel bir çözüm yaklaşımı sunamıyor: Belirlenen stratejinin uygulanması. Geliştirilen çözümlerin neredeyse hiçbiri, stratejinin uygulanması, karar verme ve organizasyonel etkinliğin artırılmasında yeterli olamıyor. Birçok yönetici için iş zekasının, "kurumsal karne" (Balanced Scorecard) gibi performans yönetimi metodolojileri ile nasıl entegre edileceği önemli bir engel olarak ortaya çıkıyor. Çoğu şirket, bunları iki ayrı konu olarak ele alıyor. Örneğin kurumsal karne uygulamaları, iş zekası stratejisinden bağımsız olabiliyor.

Kurumsal performans yönetimi kavramının sahneye çıkmasına sebep olan temel neden de metodoloji, süreç ve sistemlerdeki bu kopukluktan kaynaklanıyor. Gartner'in fikir liderliğini yaptığı kurumsal performans yönetimi kavramı, metodolojilerin, performans göstergelerinin, süreçlerin ve kurumsal performansın izlenmesinde ve yönetiminde kullanılan sistemlerin bütünü olarak tanımlanıyor.Metodolojiler, kurumsal karne uygulaması, EVA ve aktivite bazlı yönetim gibi yönetim teknikleri olarak tanımlanıyor. Performans göstergeleri bu metodolojiler kapsamında tanımlanıyor. Süreç olarak ise kurumsal performansın izlenmesinde kullanılan prosedürler kastediliyor.

Gartner'ın tanımına göre kurumsal performans yönetimi süreci şu aşamalardan oluşuyor:

Stratejinin belirlenmesi, planlama, bütçeleme, tahmin, yönetim raporlaması ve analiz. Bir kurumsal performans yönetimi sistemi, metodoloji, süreç ve performans göstergelerini tek bir kurumsal uygulama altında birleştiren teknolojik çözüm olarak tanımlanabilir. Sistem, şirketin var olan durumunun analiz edilmesini, stratejik hedeflerin tanımlanmasını, belirlenen hedeflere bağlı olarak planların oluşturulmasını, oluşturulan planlara bağlı olarak hedeflere ulaşılabilmesi için gerekli kaynakların bütçelenmesini ve stratejik hedeflerin uygulamaya konulmasını sağlıyor. Sürecin bu aşamasından sonra kurumsal performansın raporlanması, sapmaların belirlenmesi ve analiz edilmesi sağlanıyor. Bir sonraki aşamada karar vermeye yönelik alternatiflerin değerlendirilmesi ve hedeflerin revize edilmesi sağlanarak, tekrar planlama aşamasına girdi sağlanıyor ki bu yönetim süreçlerindeki döngünün tamamlanmasını mümkün kılıyor.

Üst yönetimin belirlediği stratejik hedeflerin, organizasyonun alt birimlerine yansıtılmasını ve tüm organizasyonun şirketin stratejik hedeflerine uyumlu bir şekilde karar almasını ve hareket etmesini sağlıyor. Kurumsal performans yönetimine ihtiyacın farkında olan birçok teknoloji şirketi, ürünlerini bu yönde konumlandırmaya başladılar.

Bir kurumsal performans yönetim sistemini değerlendirirken dikkat etmeniz gereken önemli noktalar şunlar:

İlgili tüm verilerin entegre olması ve tek bir uygulamadan erişilebilmesi, her yerden erişilebilir olması (web tabanlı), farklı yönetim tekniklerini ve performans göstergelerini destekleyebilmesi, veri girişi ve analizinin otomasyonu, mesajlaşma yazılımları ile entegre olması ve hedef sapmalarının otomatik olarak raporlanarak, sebeplerin analizine olanak sağlaması. Üst düzey yöneticilerin, kurumsal stratejinin belirlenmesinde ve yeniden şekillendirilmesinde cevaplamak zorunda kaldıkları soruları, güncel ve gerçek zamanlı bilgiye dayandırabilmeleri göz ardı edilemeyecek bir katma değer ve öncü kurumlar için önemli bir rekabet avantajı yaratacaktır.

Bu nedenle, henüz olgunlaşma aşamasında olmakla beraber, kurumsal performans yönetimi paketlerinin önümüzdeki yılların popüler konuları arasında yer alacağı kesindir.

Uğur Serkan Taşkın